Przeprowadzka biura to kompleksowe przedsięwzięcie logistyczne, które wymaga starannego planowania. W odróżnieniu od przeprowadzki prywatnej, w przeprowadzce firmowej liczy się każda godzina przestoju. Skorzystaj z naszej kompletnej listy kontrolnej – checklisty przeprowadzki biura, żeby niczego nie przeoczyć.
3 miesiące przed przeprowadzką biura
- ☐ Ustal datę przeprowadzki i zakomunikuj ją wszystkim działom
- ☐ Wybierz i zarezerwuj firmę przeprowadzkową specjalizującą się w przeprowadzkach biur w Warszawie
- ☐ Zaplanuj layout nowego biura (rozmieszczenie stanowisk, serwerownicy, sal konferencyjnych)
- ☐ Zaplanuj infrastrukturę techniczną w nowym biurze (prąd, sieć, HVAC)
- ☐ Poinformuj klientów i partnerów o planowanej zmianie adresu
- ☐ Sprawdź umowę na najem starego biura – kiedy wygasa, jakie są warunki oddania lokalu
1–2 miesiące przed przeprowadzką biura
- ☐ Poinformuj dostawców usług (telefon, internet, media) o zmianie adresu
- ☐ Zmień adres na stronie internetowej, wizytówkach, pieczęciach firmowych
- ☐ Zamów nowe wizytówki z nowym adresem
- ☐ Zinwentaryzuj cały sprzęt IT (numery seryjne, lokalizacja)
- ☐ Zaplanuj backup danych i plan ciągłości działania
- ☐ Zamów instalację sieci i infrastruktury IT w nowym biurze z wyprzedzeniem
- ☐ Zdecyduj, które meble zabierasz, które zostawiasz lub wyrzucasz
2 tygodnie przed przeprowadzką biura
- ☐ Zacznij pakowanie archiwów, bibliotek i rzadko używanych materiałów
- ☐ Oznacz wszystkie kartony i sprzęt – każde stanowisko pracy, każdy monitor, każda szuflada
- ☐ Poinformuj pracowników o szczegółowym planie przeprowadzki
- ☐ Wyznacz koordynatorów ds. przeprowadzki w każdym dziale
- ☐ Sprawdź dostęp do nowego budynku – windy towarowe, parking, godziny wejścia
1 tydzień przed przeprowadzką biura
- ☐ Potwierdź termin z firmą przeprowadzkową
- ☐ Zapewnij materiały pakunkowe dla pracowników
- ☐ Zacznij pakowanie dekoracji, roślin, osobistych rzeczy pracowników
- ☐ Zrób zdjęcia połączeń kablowych z tyłu każdego komputera i urządzenia sieciowego
- ☐ Skonfiguruj nowy serwer lub chmurę – przenieś dane
- ☐ Zaktualizuj adres w rejestrach (CEIDG/KRS) i urzędzie skarbowym
Dzień przeprowadzki biura
- ☐ Odłącz i zapakuj sprzęt IT zgodnie z procedurą
- ☐ Koordynuj załadunek z ekipą firmy przeprowadzkowej
- ☐ Zadbaj o bezpieczny transport serwerów i wrażliwego sprzętu
- ☐ Sprawdź, czy nic nie zostało w starym biurze (piwnica, magazyn, sala konferencyjna)
- ☐ Oddaj klucze, przeprowadź odbiór starego lokalu
Po przeprowadzce biura – pierwsze dni
- ☐ Przetestuj całą infrastrukturę IT przed powrotem pracowników
- ☐ Uruchom sieć i Internet
- ☐ Zamontuj meble i ustaw stanowiska pracy
- ☐ Rozpakowuj kartony według planu layoutu
- ☐ Sprawdź, czy wszystkie urządzenia działają poprawnie
- ☐ Poinformuj klientów o zakończeniu przeprowadzki i powrocie do normalnej pracy
Przeprowadzki biur w Warszawie – White Truck Trans
White Truck Trans specjalizuje się w przeprowadzkach biur w Warszawie. Rozumiemy potrzebę minimalizacji przestojów i pracujemy według harmonogramu dopasowanego do Twoich potrzeb biznesowych – w weekendy, wieczorami, etapami. Ubezpieczenie do 200 tys. zł.
Skontaktuj się z nami po bezpłatną wycenę: formularz lub tel. +48 571 034 442.