Przeprowadzka firmy technologicznej lub biura IT to szczególnie wymagające przedsięwzięcie. Drogie serwery, stacje robocze, monitory, kable, sprzęt sieciowy – wszystko musi dotrzeć do nowego miejsca sprawne i nienaruszone. W tym artykule znajdziesz poradnik, jak zaplanować przeprowadzkę biura IT bez przestojów w pracy.
Dlaczego przeprowadzka biura IT jest trudniejsza niż zwykła przeprowadzka?
- Sprzęt o wysokiej wartości – komputery, serwery, monitory to drogie urządzenia, których uszkodzenie generuje duże koszty
- Wrażliwość na wstrząsy i statyczność – dyski twarde, RAM, procesory są podatne na uszkodzenia elektrostatyczne i mechaniczne
- Ciągłość działania – każda godzina przestoju generuje straty (szczególnie przy systemach produkcyjnych)
- Bezpieczeństwo danych – transport sprzętu z danymi wymaga szczególnych procedur bezpieczeństwa
- Konfiguracja sieci – po przeprowadzce cała infrastruktura sieciowa musi być ponownie skonfigurowana
Plan przeprowadzki biura IT – krok po kroku
3 miesiące przed przeprowadzką
- Przeprowadź audyt sprzętu IT – zinwentaryzuj cały sprzęt z numerami seryjnymi
- Oceń stan techniczny sprzętu – czy przeprowadzka to dobra okazja do wymiany starych urządzeń?
- Zaplanuj nową sieć w nowym biurze – zakres kabli, punktów dostępowych WiFi, gniazdek
- Zamów i zaplanuj instalację infrastruktury sieciowej w nowym miejscu
- Dobierz firmę przeprowadzkową z doświadczeniem w transporcie sprzętu IT
1 miesiąc przed przeprowadzką
- Zakup materiały pakunkowe: oryginalne kartony sprzętu, wypełniacz antystatyczny, woreczki antystatyczne
- Zrób backup wszystkich danych (co najmniej 2 kopie, w różnych lokalizacjach)
- Zaplanuj kolejność wyłączania i ponownego uruchamiania systemów
- Poinformuj pracowników o harmonogramie i planie działania
- Wyznacz koordynatora IT ds. przeprowadzki
1 tydzień przed przeprowadzką
- Zacznij odłączanie i pakowanie sprzętu niebędącego w codziennym użyciu (archiwalne serwery, zapasowy sprzęt)
- Oznacz każdy element sprzętu etykietą z nazwą, przeznaczeniem i zdjęciem konfiguracji z tyłu
- Sfotografuj wszystkie podłączenia – szczególnie tylne panele serwerów i routerów
- Zaktualizuj dokumentację sieci i IT
Dzień przeprowadzki
- Zaplanuj przeprowadzkę poza godzinami pracy (wieczór, weekend) – minimalizuje wpływ na ciągłość biznesu
- Wyłącz sprzęt zgodnie z procedurą (nie wyciągaj wtyczki!)
- Pakuj każde urządzenie osobno, w oryginalne opakowanie lub z wypełniaczem antystatycznym
- Transport sprzętu w pozycji pionowej (szczególnie monitory i UPS)
- Zadbaj o odpowiednią temperaturę w trakcie transportu (nie zostawiaj w nagrzanym pojeździe)
Jak zabezpieczyć sprzęt IT podczas transportu?
- Oryginalne opakowania producenta to najlepsza ochrona – warto je zachowywać
- Woreczki antystatyczne ESD na dyski twarde, karty rozszerzeń
- Wypełniacz antystatyczny (gąbka ESD lub folia) zamiast zwykłego styropianu
- Stabilne ułożenie w samochodzie – sprzęt nie może się przesuwać
- Oznaczenie „Kruche – Sprzęt elektroniczny” na każdym kartonie
Przeprowadzki firm IT w Warszawie – White Truck Trans
White Truck Trans realizuje przeprowadzki firm w Warszawie, w tym przeprowadzki biur IT i startupów technologicznych. Nasze doświadczenie i ubezpieczenie do 200 tys. zł daje Ci pewność, że Twój sprzęt dotrze bezpiecznie.
Oferujemy elastyczne terminy – pracujemy w weekendy i poza standardowymi godzinami pracy. Zamów bezpłatną wycenę: formularz lub tel. +48 571 034 442.